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Troca de gestão entre síndicos: como lidar da melhor maneira?
Administração de condomínios      24/04/2019

Troca de gestão entre síndicos: como lidar da melhor maneira?

O momento da troca de gestão entre o síndico de um condomínio sempre pede muita atenção à alguns pontos importantes e procedimentos que precisam ser seguidos.

 

Se a troca de gestão está para acontecer, ou já aconteceu, e você está encontrando problemas ou não sabe a melhor forma de proceder, então esse artigo é para você.

 

A mudança na gestão condominial vai depender de uma série de procedimentos e documentos que precisam ser adotados. Por isso, no post de hoje, vamos conferir tudo isso com mais detalhes.


Troca de gestão entre síndicos: e agora?


Durante o processo da troca de gestão, há alguns procedimentos que devem ser seguidos com muita atenção para que a nova gestão inicie de maneira correta e tranquila.

 

Quando falamos em troca de gestão no condomínio, nos referimos à mudanças da administração contratada ou do síndico, em algum casos, podem ser em ambos.

 

Como veremos, toda a documentação exigida será importante, assim como todo o processo também. Por isso, separamos algumas dicas e passos importantes para que seja feita de maneira transparente, sem maiores problemas.


1. Definir um “roteiro” para a transição de cargos


Estabelecer um roteiro para a troca de gestão entre síndicos se torna imprescindível quando é preciso evitar que pontos importantes sejam esquecidos pelo novo, ou antigo, gestor.

 

Além disso, é uma maneira de formalizar o fim do mandato e o início do outro. Caso esse roteiro ainda não exista no seu condomínio, é preciso estabelecê-lo e incluí-lo no Regimento Interno para que futuras transições de gestão sejam feitas mais rapidamente.

 

Uma das partes importantes nesse roteiro são as documentações necessárias a serem entregues pelo síndico que está deixando o cargo. Sobre essas documentações, falaremos logo abaixo.

 

2. Estabelecer um diálogo

 

Um passo fundamental durante a troca de síndicos é a conversa entre o antigo e o novo gestor. Estabelecer um diálogo é sempre necessário, em troca de gestão ele se torna ainda mais.

 

O ideal é que, durante um determinado período estabelecido, o antigo síndico acompanhe e auxilie o novo síndico. Se essa atitude não for possível, o ideal é marcar uma reunião para que todos os pontos importantes sejam explicitados. Para que você entenda melhor, separamos algumas informações necessárias:

  • Contas a pagar;
  • Contas a receber;
  • Compromissos pendentes;
  • Troca de informações bancárias;
  • Atualização de dados junto à Receita Federal;
    Entrega de documentos e arquivos.

Neste momento serão esclarecidas eventuais dúvidas e relatadas as atividades em andamento que precisarão ter encaminhamento, como por exemplo, uma obra no condomínio. Ou seja, defina a pauta de acordo com as necessidades e atualizações necessárias.

 

Leia também: Os principais erros que os síndicos cometem.


3. Se atentar aos documentos entregues

 

O síndico que sai do cargo não deve reter consigo nenhum documento alusivo à sua gestão no condomínio em questão!

 

A rotina correta seria: o antigo síndico entrega toda a documentação referente aos condomínios. Esses documentos são repassados ao novo gestor, juntamente com uma carta protocolada listando todos os documentos entregues a ele.

 

Os principais documentos a serem entregues são:

  • Apólices de seguros;
  • Folhas ponto de funcionários;
  • Livro de inspeção do trabalho;
  • Cartão de CNPJ;
  • Escritura de convenção;
  • Regulamento interno;
  • Atas de assembleias;
  • Contratos de possíveis manutenções e obras;
  • Plantas do condomínio;
  • Planilhas de orçamentos;
  • Pastas de prestação de contas;
  • Notas fiscais;
  • Carta com a relação de documentos que estão sendo entregues protocolada.

Caso o antigo síndico não entregue algum documento, o atual síndico deverá comunicar a ausência. Não havendo justificativa, o assunto deverá ser levado ao Conselho.

 

Em suma, o caminho saudável é proporcionar uma transição tranquila e transparente na troca de gestão de síndicos, primando pela continuidade dos processos de forma que não prejudique a área administrativa do condomínio.

 

 

 

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